Projekt

Projekthemmet är där du hanterar dina projekt, från att estimera en offert till att skicka slutfakturan. Läs vidare för vägledning om att lägga till inköp, periodisera intäkter, analysera medarbetares timmar och mer.

Om du börjar med att skriva in bara ditt offererade belopp kommer Roughly Right gissa på hur många timmar som projektet kan använda baserat på det snittarvode som är inlagt för byrån i Basics.

Paj-diagrammet visar hela projektets budget samt vilken del av den som går till medarbetarkostnader och inköpskostnader. Medarbetarkostnaderna är beräknade med hjälp av snittkostnad per timme i basics.

Om du har brutit ner din budget i timmar under “estimerade aktiviteter” kommer lönsamhetsrutan använda sig av de timmarna för att beräkna “effektivt timarvode”.

När du rapporterat eller planerat timmar kommer du se “Var kommer vi landa”. Lönsamhetsberäkningarna under “Var kommer vi landa” tar hänsyn till nedlagd tid hittills och planering denna vecka och framåt.

Kostnaden för inköp antas vara de samma som är estimerade, tills dess att ett utfall finns.

För att testa vad som händer om det läggs ännu fler timmar än det som planeras hittills, eller inköpen kostar mer än vad som tänkts så kan du testa olika scenarion med reglagen.

Aktiviteterna kommer fortfarande importeras från “basics” eller från kunden. Du kan fortfarande ta bort aktiviteter som inte behövs för projektet.

Du kan inaktivera aktiviteter som tidigare har använts men som du inte vill ska gå att tidrapportera på längre.

Du kan tilldela en medarbetare en aktivitet i projekthemmet. Du kan välja en eller fler medarbetare. När du har tilldelat en medarbetare så kommer en rad automatiskt skapas planeringen för den aktiviteten.

Nya projekt kommer med aktivitetslistan konfigurerad för deras klient, eller aktivitetslistan från Basics om det inte finns några kund aktiviteter. När projektet väl har skapats är dess aktiviteter dock oberoende av klienten eller Basics aktivitetslistor.

Detta innebär att eventuella aktiviteter som läggs till Basics eller kunden inte läggs till i projektet. Alla nya aktiviteter skulle behöva läggas till i projektet också.

Du kan se hur timmarna ligger till mot budget per aktivitet under “Aktiviteter”. Du kan även se värdet av den nedlagda och planerade tiden om du för muspekaren över staplarna. 

Eventuella inköp i projektet läggs in i “Estimerade inköp”. Om du har fyllt i ett pris i offererat belopp kommer RR anta att kostnaden för inköpen ska dras från det offererade när lönsamheten ska beräknas.  Om inköpen ska faktureras ovanpå rekommenderar vi att du lägger till priset ut mot kund som ett tillägg.

Du kan lägga på ett påslag på ett inköp eller skriva in ett pris manuellt. Det priset kommer användas om du vidarefakturerar inköpet.

Du kan fylla i ett utfall för kostnaden ifall det inte var det samma som sattes i budgeten. Om du även vill ändra priset ut mot kund så kan det ändras.

I de fall där Roughly Right inte har ett utfall på kostnaden så utgår vi från det estimerade.

När ett inköp har bokförts på projektet så kommer de att synas inne i projekthemmet. Du kan välja att koppla en eller fler transaktioner i Fortnox mot varje inköp i din budget. 

När kopplingen görs kommer vi uppdatera utfalls-siffran samt periodisera inköpet i den månad där det är bokfört. 

Om du inte lagt in ditt inköp under “Estimera” kan du skapa en ny rad.

Du har nu möjlighet att sätta ett pris inklusive påslag på ditt inköp. Om det priset du sätter här kommer vara det pris som hamnar på fakturan.  Om ett inköp inte ska vidarefaktureras mot kund kan du inaktivera flaggan "faktureras kund”. 

Du kan periodisera direkt inne i projekthemmet och se tydligare hur intäkten och kostnaderna ligger varje månad.  Om du inte gjort någon annan inställning kommer Roughly Right automatiskt periodisera kostnaderna på samma sätt som intäkten är periodiserad. Du kan närsomhelst ändra detta. 

Fliken medarbetartid är en lista över anställdas timmar som du kan sortera och filtrera för att generera användbara rapporter som sedan kan exporteras till Excel. Du kan justera datumintervallet, gruppera tidsrapporter efter ett attribut, se vilka timmar som har fakturerats till kunden och även länka direkt till en anställds tidsrapport för att göra en ändring.

För att förenkla att stämma av hur projektets likviditet bär sig nu och framåt finns fliken “stäm av”. Här kan du följa fakturering vs intäkter och kostnader. 

Om du behöver lägga till eller ändra detaljer om projektet när det väl har skapats kan du redigera projektet genom att klicka på pennikonen högst upp eller genom att helt enkelt klicka på informationen för att ändra den.

Du hittar också en anteckningssektion för att hålla reda på allt som rör projektet. Tänk på att anteckningarna delas med hela organisationen, så alla anteckningar du gör kan ses och ändras av andra användare.

När ett projekt är levererat och faktuerat, är det sista steget att gå till Stäm av-sektionen och klicka på Avsluta projekt-knappen.

Taggar är en valfri funktion för att organisera dina projekt. Klicka på pennikonen högst upp, Skapa tagg och sen Ny rad där du ger din tagg ett namn och en färg. En tagg visas som en färgad prick bredvid projekten i huvudprojektöversikten, och text kan läsas genom att hålla muspekaren över punkten.

Taggarna kan användas för att filtrera flera vyer i Roughly Right. Det kan vara användbart som ett sätt att mäta lönsamheten för olika typer av projekt, t.ex. retainers vs fast pris, etc.

Intern tid loggas normalt utan projekt. Interna aktiviteter skapas i Basics som en aktivitet med "Projektrelaterat" avmarkerat. "Normala timmar" är avmarkerad för frånvaroaktiviteter t.ex. sjukdom och semester.

Om du vill planera interna projekt kan du skapa din organisation som kund och börja skapa projekt utifrån den. I projektinställningarna finns en växling för interna projekt. Kunden kan ha sina egna interna aktiviteter.

När ett projekt är markerat som internt kommer det inte att bidra till en anställd eller organisation. Till exempel, om en anställd har arbetat 20 timmar på kundprojekt och 20 timmar på interna projekt kommer deras beläggningsgrad att vara 50%.