Här kommer en steg för steg guide till att stänga en månad från verksamhetens perspektiv.
Varför? För att göra en bedömning kring intäkter är ett viktigt moment att alla timmar är inne.
Hur? Ett sätt att titta på det är att kolla i Basics > Kalender och scrolla ner till Tidrapportering.
I denna vy markeras dagar där medarbetaren har uppnått sin förväntade arbetstid grön, annars orange. Om de har markerat månaden som klar så dyker det upp en symbol för “Klar”.
Om alla har rapporterat som de ska kan månaden stängas för rapportering. Detta förhindrar att fler personer tidrapporterar eller flyttar timmar.
Varför: För att se att kostnaderna är de samma i Roughly Right och Forntox, annars är det lätt att lura sig och tro att man har tagit kostnader som inte ännu har landat i bokföringen.
Hur: Gå till Projektinsikter > Stäm av Inköp. Se till att skillnaden mellan kolumnerna är 0.
Det vanligaste scenariot är att de bokförda kostnaderna är de kostnader som vi vill ta upp i Roughly Right. Ibland lägger verksamheten en prognos på vad de tror att kostnaderna kommer ligga på, men den prognosen vill man oftast ersätta med de faktiska bokförda kostnaderna. Därför bör skillnaden mellan de importerade kostnaderna från Fortnox och kostnaderna som ligger i Roughly Right vara 0.
Undantag: Ett undantag från denna regel är i fall redovisningskonsulten vill reservera kostnader utifrån verksamhetens prognos.
Se bild nedan: I det scenariot ligger det en prognos på ett inköp i projektet på 25 000, men inget har inkommit till Fortnox.
Klicka på projektets namn, hitta inköpet och ta bort kostnaden i den aktuella månaden.
Varför? I slutet av månaden behöver vi ta ställning till hur mycket av budgeten som ska avräknas i den månaden.
Hur? Skriv in det totala beloppet som ska intäktsföras i Pågående eller inne i projekthemmets "Periodisera".
Hur mycket som kan avräknas beror på:
Se full instruktion här.
Varför detta steg? För att upptäcka eventuella fel och förhindra att likviditeten i projekten försämras.
Hur? Gå till Tid är Pengar > Ackumulerat eller Stäm av Inköp
Den fil som redovisningsbyrån använder sig av för att boka upp balanserna utgår ifrån den Ackumulerade intäkten och Faktureringen i projekten. Denna vy hittar du i Tid är Pengar > Ackumulerat. Vyn visar också om ni ligger efter eller före i er fakturering.
Positiv balans = Faktureringen ligger före = God likviditet i projekten
Negativ balans = Intäkter är tagna innan fakturering skett = Mindre bra för likviditeten i projekten.
Varför detta steg? För att se hur månaden gick och hitta eventuella fel.
Hur? Titta på byråintäkt, vinst, effektivt arvode på totalaen under Tid är Pengar > Projektinsikter. Välj aktuell månad uppe till höger.
I denna vy syns alla projekt som har antingen intäkt, kostnad, eller timmar under perioden. Det går att filtrera uppe till höger utifrån olika parametrar kopplade till projektet.
Ett sätt att hitta eventuella avvikelser i hur intäkterna är periodiserade är att sortera på effektivit timarvode.
Ett högt effektivt timarvode = hög vinst i projektet den månaden. Om projektet inte är slut ännu kan det vara en risk att ta ut för mycket intäkt i förväg.
Ett lågt eller negativt effektivt timarvode = låg eller negativ vinst denna månad. Kan bero på en större kostnad, eller att det har jobbats för mycket timmar. Se över att periodiseringen av intäkter stämmer.
